El programa de gestión empresarial que se adaptará a las transformaciones de su empresa, como su fiel reflejo

rompa las reglas estáticas

Documentos Flexibles


¿Por qué somos diferentes a otros E.R.P.?

El principal problema de las gestiones empresariales actuales es que los tipos de documentos que manejan y los estados por dónde van pasando son estáticos y rígidos para dirigir su gestión, esto es, en unas opciones fijas a las cuales tenemos que adaptar el funcionamiento de la empresa para poder trabajar con ellos.

Si una factura tiene 4 posibles estados, nos tendremos que manejar con éstos para trabajar con estas facturas. Si un programa no tiene gestión de "pedidos entre delegaciones internas", lo tendremos que adaptar a la gestión de "albaranes" que utilice...

GVI introduce un concepto, en el cual apoyamos toda la gestión empresarial: documentos flexibles de transiciones.

Tipos de documentos, estados y transiciones... ¿qué son?

Para entender GVI, es clave conocer lo que llamamos “Documento económico”. Un Documento Económico es cualquier tipo de documento que tiene unos datos en su cabecera de un cliente, proveedor o empleado, y en su detalle ‘n’ líneas que incluyen cada una un producto o servicio con uno o varios impuestos.

Con esa estructura de información, vamos a gestionar al menos los presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y abonos. Pero en cualquier organización un poco compleja, pueden tener mas tipos de documento como servicios, partes de personal, facturas proforma, liquidaciones, envíos, órdenes de trabajo, etc.

El sistema GVI, puede personalizarse con los “Tipos de documentos económicos” que una empresa necesita en el momento de la puesta en marcha de la aplicación, y sobre todo los que vaya necesitando con la evolución de la empresa.

cAdemás cada uno de estos documentos se personaliza el flujo de estados por los que pasa, “Emitido”, “Pendiente”, Rechazado”, “Corrección”, etc.

Todo el tratamiento de “Documento Económicos” y los estados por donde van pasando, se establece sencillamente personalizando estas reglas. No hace falta programar. En el sistema solo se ha programado un documento genérico que interpreta la personalización grabada, que cada empresa tiene instalado, con capacidad de modificar los estados y reglas.

La personalización se termina con “Las reglas de Transiciones entre estados” de los documentos económicos. Con lo anterior hemos podido personalizar, por ejemplo, que existe un presupuesto en estado “Emitido” y que va a pasar a “Aceptado”, pero cómo saber que representa eso en la gestión, se parametriza, entre otras, con  las siguientes herramientas:

  • Movimientos de almacén reales o virtuales.  Definimos si la transición mueve o no mercancía. Una emisión de un albarán si debe mover almacén real, y un pedido a proveedores confirmado afecta al Stock Virtual.
  • Podemos programar que un paso de un estado a otro genere un “mensaje automatizado” a una o varias personas. Por ejemplo, cuando una factura se emite podemos mandar un mensaje al correo electrónico del cliente con un PDF de la misma.
  • Recibos y Tratamiento de Riesgos. Definimos si la transición conlleva un tratamiento económico y/o de riesgo. Un albarán “Entregado” a un cliente, debería poder entrar en el riesgo del mismo, y se definiría a que valor ( compra o venta ).

Otros como, Numeración de los documentos, exportaciones a contabilidad, selección de unas tarifas u otras, tratamiento de documentos parciales.

Esta concepción abierta de la gestión, hace de GVI un sistema flexible y cómodo en la personalización a los distintos clientes.




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Tipos de documentos




Con este esquema de trabajo, su empresa puede trabajar con ejemplos como...

  • Presupuesto
  • Parte de Siniestro
  • Parte de Obra
  • Liquidación
  • Factura Proforma
  • Factura Cliente
  • Abono Cliente
  • Abono Proveedor
  • Albarán Cliente
  • Albarán Proveedor
  • Pedido Cliente
  • Pedido Proveedor
  • Albarán de Intermediario
  • Factura Proveedor
  • Contrato de Cliente
  • Envíos
  • Devoluciones
  • Partes de Recogida
  • Albaranes internos
  • Pesadas de mercancía
  • Otros... Tantos como su empresa gestione
 

... con estados de los mismos como...

  • Diseño
  • emitido
  • corrección
  • aceptado
  • rechazado
  • pendiente
  • cerrado
  • pagado
  • contabilizado
  • pagado
  • recibido
  • Otros... Es abierto. Tan complejo como su empresa necesite

Configurando su gestión en el paso de un estado a otro para los siguientes aspectos

  • movimiento de almacén reales / virtuales
  • mensajes automatizados a todo tipo de usuarios / histórico integrado
  • numeración de documentos
  • tratamiento de riesgos
  • plantillas de asientos de exportación a contabilidad
  • gestión de recibos generación de tareas pendientes
  • selección de tarifas a aplicar
  • reglas de herencia
  

¿Se imagina las posibilidades a cubrir y gestionar en su empresa, combinando todos estos elementos?
Lo mejor no es esto, lo mejor es que mañana su gestión cambiará, y el sistema "reflejará" esos cambios con usted.

¿Quiere ver ejemplos acerca de los documentos flexibles?


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